Apertura anagrafiche fornitori: gestire il vendor onboarding

La gestione delle anagrafiche dei fornitori rappresenta una voce significativa in termini di tempo nell’operatività di un ufficio acquisti o dell’amministrazione di un’azienda. Questo è ancor più vero quando ci si trova a gestire l’apertura di anagrafiche di nuovi fornitori per acquisti a bassissima frequenza o addirittura spot: il vendor onboarding.

Si tratta di un’operazione da svolgere manualmente, spesso particolarmente time consuming poiché richiede l’inserimento di un certo numero di informazioni, che devono essere precedentemente acquisite correttamente.

Nei casi in cui ci si trova a predisporre anagrafiche per molti ordini verso altrettanti fornitori singoli, che sappiamo già essere a bassissima frequenza, le criticità di una gestione non efficiente di questa procedura sono ancora più evidenti.In questo articolo analizzeremo i rischi legati a una gestione non strategica dell’apertura di anagrafiche per nuovi fornitori a bassa frequenza, una circostanza piuttosto ricorrente in qualsiasi azienda di medie o grandi dimensioni.

Anagrafiche fornitori per ordini occasionali: le problematiche da affrontare

Come abbiamo detto, l’inserimento di anagrafiche di nuovi fornitori, relative a ordini a bassa frequenza, o addirittura occasionali, ha nel medio e lungo periodo un impatto gravoso sulla gestione dell’operatività quotidiana.

Si tratta di un impatto in termini di tempo, ma anche di risorse coinvolte in un’operazione manuale che richiede un certo impegno e che può rallentare l’operatività, ma che di rimando non genera benefici per l’azienda né per i processi, appesantendo il workload delle risorse coinvolte.

Rischi primari: ottimizzare il vendor onboarding

Il rischio principale per le aziende è connesso, come accennato, al vendor onboarding, ovvero il processo di raccolta dei dati dei fornitori e di approvazione da parte di tutti reparti coinvolti, utile a stipulare i contratti con i nuovi fornitori.

Questo processo è di solito molto lungo e articolato nelle grandi aziende e il rischio è:

• il rallentamento delle attività
• l’aumento dei costi di gestione
• l’aumento dello stress per le parti coinvolte.

Approfondiamo le principali aree critiche di una gestione disattenta del vendor onboarding per i per i nuovi fornitori indiretti:

• Tempo necessario per la raccolta delle informazioni: per la corretta apertura di un’anagrafica è necessario recuperare una serie di informazioni sul fornitore (ragione sociale, P.iva, email per invio ordine, referente commerciale, recapiti fisici, sito web, condizioni di pagamento, dati bancari, contropartita, etc.): questo richiede tempi tecnici che possono rivelarsi spesso più lunghi del previsto.
• Elevato numero di fornitori da registrare: spesso l’ufficio acquisti si trova sovraccaricato da un numero elevato di fornitori registrati, e questo può rendere complesso il monitoraggio e la gestione efficace delle operazioni di registrazione anagrafica.
  
• Limiti di anagrafiche gestibili: talvolta può accadere che, dopo aver ricevuto un preventivo da un nuovo fornitore, ci si renda conto di aver raggiunto il limite massimo delle anagrafiche gestibili.
  
• Associazione corretta degli elementi contabili: è necessario fare molta attenzione alla corretta associazione degli elementi contabili, come voce di costo e centro di costo, fondamentale per tenere traccia delle spese nel calcolo dei costi aziendali.

Rischi secondari: le ricadute sulla produttività

Una gestione inadeguata dell’apertura di anagrafiche dei fornitori può inoltre causare una serie di problematiche secondarie da non sottovalutare per le possibili ricadute, ad esempio:

• possibili lacune o errori nella compilazione e registrazione
  
• il conseguente blocco del corretto flusso di fatturazione
  
• successivi ritardi e contrattempi di natura amministrativa.

Per assicurare un corretto management delle risorse e dei flussi di lavoro, è fondamentale intervenire tempestivamente in quest’area dell’operatività e mettere in atto processi e soluzioni che la rendano il più possibile efficiente e fluida, evitando un impatto negativo sul resto delle operazioni quotidiane sul lungo percorso.

Soluzioni: cosa offre il mercato oggi?

Per intervenire in quest’area critica, una possibilità è quella di valutare l’acquisto e l’attivazione di tool gestionali o software presenti sul mercato.Questi strumenti possono semplificare la gestione delle anagrafiche, ma bisogna tenere in considerazione che a loro volta attiveranno costi aggiuntivi, e richiederanno la predisposizione di risorse dedicate all’interno dell’azienda a effettuare di volta in volta registrazioni, controlli periodici e aggiornamenti dei dati.

Apertura anagrafiche nuovi fornitori: la soluzione Arkimat per il vendor onboarding

L’esperienza pluriennale di Arkimat nella gestione delle operazioni di acquisti indiretti, di registrazione e rendicontazione per aziende e imprese, fornisce una soluzione completa anche per questa specifica casistica, prendendo in carico il fornitore per conto dei suoi clienti, dall’inserimento dell’anagrafica fino alla corretta fatturazione.

Nel dettaglio, Arkimat interviene sui seguenti passaggi, prendendo in carico l’operatività per conto dei suoi clienti:

• contatto dei fornitori identificati: anticipiamo la vostra volontà di procedere all’ordine in triangolazione, spiegando nel dettaglio le modalità di evasione;
  
• registrazione dei dati anagrafici e bancari: ci preoccupiamo di registrare tutte le informazioni necessarie relative alle condizioni di consegna richieste;
  
• gestione dell’apertura dell’anagrafica: ci facciamo carico dell’eventuale negoziazione delle condizioni economiche, sia sull’offerta di acquisto sia sulle modalità di pagamento;
  
• supervisione della consegna e della documentazione: ci assicuriamo che la consegna e la relativa documentazione vengano gestite correttamente.

Scegliendo Arkimat come unico fornitore contabile, l’azienda può beneficiare di vantaggi anche sul lungo termine:

• associazione precisa dei centri di costo: in qualità di unico referente contabile, Arkimat permette di associare il centro di costo segnalato dal cliente, e consente di inserire l’ordine nei costi aziendali desiderati, migliorando di conseguenza la precisione dei report e delle valutazioni dei costi aziendali;
  
• gestione semplificata: un solo referente contabile per la gestione di più fornitori riduce drasticamente il numero di fornitori da gestire, facilitando così il lavoro delle risorse interne all’azienda;
  
• risparmio di tempo e risorse: l’operatività delle risorse dell’ufficio acquisti o dell’ufficio amministrativo può essere ottimizzata, una volta sollevate dalla gravosa gestione delle anagrafiche dei fornitori spot.

Conclusioni

Con i servizi di Arkimat, la gestione dei fornitori spot non rappresenterà più un problema: Arkimat diventerà il vostro fornitore di riferimento per tutti gli acquisti indiretti a bassa frequenza, permettendovi di risparmiare tempo, energie e risorse e di migliorare la gestione complessiva dei flussi di lavoro della vostra supply chain.

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