Gestire gli acquisti indiretti con una Fattura Unica

La gestione dei fornitori per gli acquisti indiretti in un contesto aziendale può diventare
rapidamente un’attività complessa ed energivora: la regola infatti è che ci si trova a gestire diverse tipologie di ordini e fornitori, online e offline, nazionali ed esteri, ecc.

Può accadere, ad esempio, di doversi procurare pezzi di ricambio di difficile reperimento, magari obsoleti, o di dover fare acquisti extra CEE, che comportano la gestione di una pratica di importazione oltre che di un acquisto indiretto, insieme a tempistiche e processi di fatturazione spesso differenti da quelli del mercato CEE.

Queste complessità possono portare a una serie di sfide sul piano operativo e amministrativo che nel tempo possono avere un impatto negativo sulla produttività e sull’efficienza generale non solo dell’Ufficio Acquisti, ma dell’intera azienda.

Non sarebbe più semplice poter gestire tutto tramite un’unica fattura e in un’unica soluzione? Se solo ci fosse un servizio che lo permettesse…

E per fortuna c’è!

Ne parleremo in questo articolo, e vedremo insieme cosa comporta e cosa include il servizio di Fattura Unica per gli acquisti indiretti messo a punto da Arkimat, che ti permetterà di rivoluzionare e innovare tutte le procedure di approvvigionamento.

Vediamo insieme di seguito in cosa consiste nel dettaglio e in che modo permette di
semplificare la gestione di fornitori e anagrafiche e abbattere i costi operativi che questa comporta.

Una mole di documenti per gli acquisti indiretti

Le aziende che gestiscono un alto numero di fornitori si trovano spesso di fronte a una quantità ingente di documenti da gestire.

Questi includono ordini più o meno regolari, ordini spot, acquisti urgenti, ordini verso fornitori esteri e ordini online.

Seguono quindi svariate fatture da registrare, DDT da controllare, i vari pagamenti con scadenze diverse da inserire a sistema.

Le aziende si trovano così a gestire anagrafiche e documentazioni individuali per ogni fornitore, appesantendo l’operatività.

A questo flusso di operazioni si aggiungono spesso inconvenienti o comunicazioni incomplete. Consideriamo ad esempio che ogni banca può avere regole e scadenze diverse per i pagamenti, complicando la gestione.

A questo spesso si aggiunge l’inconveniente di dover lavorare con DDT incompleti, che rallentano il processo di registrazione e controllo.

Oltre al dispendio in termini di tempo, può così aumentare anche il rischio di incorrere nell’errore umano, con l’inserimento errato di dati o la mancata registrazione di documenti.

La gestione individuale di tutte queste fatture e pagamenti può assorbire una quantità significativa di tempo che potrebbe essere meglio impiegato in attività strategiche.

La risposta ideale a questa esigenza sarebbe poter raggruppare tutte queste operazioni di acquisti indiretti in una fattura unica: una soluzione che raggruppi tutti i fornitori e li sostituisca con un unico interlocutore.

Questo oggi è possibile grazie a un processo innovativo e semplificato di gestione degli acquisti indiretti, progettato da Arkimat grazie ad anni di esperienza e di ascolto delle reali esigenze delle aziende e degli Uffici Acquisti.

Vediamo cos’è e cosa comporta la Fattura Unica per gli acquisti indiretti.

1 Fattura/mese per gestire oltre 500 fornitori

Arkimat è in grado di offrire la soluzione definitiva che semplifica la gestione documentale e riduce la complessità operativa, grazie al servizio Fattura Unica.

Unificando tutte le voci di spesa sugli acquisti indiretti in un’unica fattura, Arkimat offre una soluzione concreta e strategica per abbattere stress e sovraccarico gestionale.

Con la Fattura Unica periodica, Arkimat si configura come fornitore unico ed emette così una fattura unica, con voci separate che includono tutti gli acquisti indiretti, online e offline, urgenti e spot, nazionali ed extra CEE, svolti nel periodo di tempo di riferimento.

Questo approccio permette di armonizzare tutti i pagamenti in un’unica soluzione, snellire le attività amministrative e migliorare così il controllo delle uscite di cassa.

Ogni step del processo degli acquisti indiretti viene così semplificato:

● Arkimat gestisce i rapporti con i fornitori indiretti, triangolando gli acquisti in modo da risultare intestataria di tutti documenti;

● si attiene alle modalità di pagamento originarie stabilite con i fornitori acquisiti, e dietro richiesta può attribuirsi la gestione degli anticipati;

● redige e invia ai propri clienti un report contabile periodico, da cui è possibile
consultare tutti i dettagli relativi alle singole fatture emesse;

● gestisce gli acquisti extra CEE, facendosi carico di evadere tutte le pratiche relative a importazione, sdoganamento e documentazione necessaria.

Acquisti indiretti? Mai stati così semplici

Il servizio di Fattura Unica per gli acquisti indiretti renderà finalmente possibile gestire con agilità centinaia di fornitori senza dover registrare centinaia di fatture, consultare centinaia di DDT ed emettere numerosi bonifici.

Il report mensile, che accompagna il servizio di Fattura Unica, fornisce una visione dettagliata di tutte le informazioni relative agli acquisti, suddivisi per buyer, centro di costo, reparto, destinazione merce e fornitore.

Il cambiamento che questo servizio può produrre coinvolge l’azienda a più livelli, e contribuisce a portare i processi interni a un livello superiore di efficienza, fluidità e rapidità, riducendo drasticamente anche la manualità e di conseguenza la possibilità statistica di errori o incorrettezze:

– la Fattura Unica riduce notevolmente lo stress amministrativo, permettendo di gestire tutti gli acquisti indiretti tramite un unico documento mensile e un solo pagamento;

– meno tempo speso nella gestione e registrazione di fatture, DDT e pratiche di importazione significa più tempo da dedicare ad attività strategiche e di business;

– potrai avere un unico referente con cui interfacciarti per ogni esigenza legata agli acquisti indiretti, con una risorsa dedicata che si occuperà di tutte le questioni amministrative relative a fornitori e fatturazione;

– non dover gestire singolarmente ogni acquisto indiretto comporta una migliore standardizzazione dei flussi di lavoro, e una riduzione significativa della possibilità di commettere errori;

– un solo documento al mese, un DDT, un unico pagamento, e niente più anagrafiche da inserire.

Arkimat ti offre la semplicità intelligente

Liberarsi finalmente dalle complessità amministrative legate agli acquisti indiretti e dalle pratiche farraginose di sdoganamento da gestire significa avere libertà di allocare risorse interne su attività più in linea con il core business aziendale.

Coordinare gli acquisti indiretti, con la semplicità intelligente del servizio Fattura Unica di Arkimat, permette di gestire tutti gli ordini con un click, indipendentemente dalla tipologia: da una fornitura estera a un ordine spot su Amazon, dall’acquisto di una licenza, a un ordine regolare da un fornitore di fiducia.

Questo significa poter essere liberi di dedicarsi a rafforzare la propria competitività ed efficacia sul mercato, concentrandosi strategicamente sulla propria offerta, anziché sulla gestione di pratiche amministrative che fagocitano enormi quantità di tempo, costi ed energie.

Con il servizio Fattura Unica di Arkimat le aziende possono gestire oltre 500 fornitori con solo 12 fatture all’anno.

Vuoi unirti alle imprese che hanno già scelto di aggiornare i propri processi di approvvigionamento?

Contattaci subito e scopri tutti i vantaggi e le opportunità di crescita che una gestione più semplice e intelligente può offrire al tuo business, grazie al servizio Fattura Unica di Arkimat.